Kevin wie machst du das eigentlich? Neben der Arbeit noch dieses Amazon Zeug, dafür hätte ich keine Energie.

Diese Frage habe ich so oder so ähnlich in den letzten Wochen mehrfach gehört. So schwierig ist das gar nicht, aber „einfach so“ geht es eben auch nicht. Es gibt viele Fallen die einem seine Zeit vertrödeln lassen. Das Zauberwort heißt Zeitmanagement und hat viel mit Fröschen und Elefanten zu tun.

Fangen wir mit dem offensichtlichsten an:
Wie isst man einen Elefanten?
Einen Bissen nach dem anderen!

Zeitmanagement Tip #1: Aufgaben klein brechen

Der Tip Aufgaben klein zu brechen ist so offensichtlich, dass Du bestimmt nur müde mit den Schultern zucken kannst. Das Problem ist, dass ich es nicht sehr oft umgesetzt sehe. Es gibt Aufgaben die durch ihre schiere Größe („Ich sollte mich ins Thema Aktienhandel einlesen“) oder Unbeliebtheit („Ich muss meine Steuererklärung machen“) wie ein Berg vor einem stehen und von Woche zu Woche verschoben werden. Meistens geht das einher mit anderen Produktivitätskillern wie Ablenkung (z.B. Social Media, Youtube, …) oder andere „wichtige Dinge“ von der Todoliste (Wenn sie wichtiger wären, stünden sie weiter oben auf der Liste). Genauso ist es, wenn man sich mit Selbstständigkeit oder passivem Einkommen beschäftigt. Wenn man 2000Eur passives Einkommen generieren will, macht man das nicht in einem Schritt. Es werden eher 20-30 kleine Schritte sein. Im Buch „Getting Things Done*“ (gibts auf auf deutsch*) von David Allen wird z.B. großer Wert darauf gelegt, dass ein jeder Punkt auf der Todo-Liste der nicht sofort bearbeitet werden kann (das ist dann „ein Projekt“), in kleinere Aufgaben zerteilt werden muss von denen zumindest eine direkt bearbeitbar ist.

Also, zerleg deinen Elefanten in kleinere Happen. Räum deine Wohnung Zimmer für Zimmer oder „Ecke für Ecke“ auf. Macht deine Steuererklärung Blatt für Blatt, und startet dein Business mit einem Plan der dir kleinere Aufgaben gibt – und zerlege, falls nötig, die kleineren Aufgaben nochmal.

Aber was wenn die Aufgaben dann trotzdem nicht erledigt werden?

Zeitmanagement Tip #2: Eat the Frog – Kröten schlucken zum Frühstück

Das amerikanische Sprichwort „Eat the Frog“ besagt, dass wenn man früh morgens eine Kröte schluckt, man glücklicher durch den Tag geht, denn das Schlimmste liegt bereits hinter einem. Eat the Frog* ist auch der Titel eines Buchs was genau diese Technik (und einige mehr) beschreibt.

Woher bekommt man Kröten? Kennst Du das? Du hast eine Aufgabe auf der Todoliste. Die Aufgabe ist auch wichtig und eigentlich willst Du die auch machen. Aber irgendwie kommen und gehen alle anderen Aufgaben auf der Liste, aber diese Aufgabe bleibt. Sie steht auf der Liste und will einfach nicht verschwinden. Das meine Freunde ist so ein Frosch – oder Kröte.

Es könnte sein, dass die Aufgabe noch zu groß ist, dann sind wir wieder beim Elefantenthema von weiter oben. Ist die Aufgabe klein genug, aber einfach nervig dann gibt es nur eins: DIESE Aufgabe bearbeiten. Nimm dir Zeit und Arbeite an dieser Aufgabe. Lass dich nicht ablenken. Nimm dir nur einen kleinen Teil der Aufgabe vor und fang damit an. Such z.B. das nötige Material zusammen. Oder such die Kontaktdaten raus die du brauchst. Aber arbeite an dieser Aufgabe. Am besten schaltest du deine Messanger und SocialMedia Zeitfresser zwischenzeitlich ab.

Es gibt nebenbei die perfekte Zeit um produktiv an den eigenen Zielen zu arbeiten:

Zeitmanagement Tip #3: Prioritäten setzen

Ok, Du bist motiviert und willst morgen damit anfangen. Direkt nach der Arbeit, Vorlesung, Schule, was auch immer. >>> Zeitreise >>> Du machst die Tür auf und bist endlich wieder zurück. Tasche in die Ecke, Rechner/Glotze an und erstmal chillen. >>> Zeitreise >>> du liegst im Bett und bevor die die Augen zufallen fällt dir ein „Scheiße, ich wollte doch noch …“

Wer glaubt „nach der Arbeit“ noch an seinen persönlichen Zielen arbeiten zu können, kommt höchstwahrscheinlich langsam bis gar nicht vorwärts. Morgenstund hat sprichwörtlich Gold im Mund. Und zwar aus einem ganze einfachen Grund: Morgens hast Du noch Energie,  Entscheidungskraft und bist produktiv. Am Nachmittag/Abend bist du auf dem Zahnfleisch unterwegs und deine Produktivität ist am Boden(jedenfalls wenn Du bis dahin gefordert warst) .

Deshalb heißt die Lösung: Priorisiere deine persönlichen Ziele über deine Arbeit! Wieso schenkst du deinem Arbeitgeber die beste, zweitbeste, drittbeste, …, achtbeste, neuntbeste Stunde deines Tages und nimmst dir die schlechten danach? Nimm dir die beste Stunde und gib deinem Arbeitgeber Nummer 2-10. Ich habe das so gemacht, dass ich 30 Minuten früher aufstehe und 30 Minuten später ins Büro fahre. Meine persönliche Arbeit ist das erste kreative was ich am Tag mache. Alles andere ist Routine. Der Wecker klingelt -> 15 Liegestütze -> Zähneputzen -> Rechner an und Frosch fressen!

Wenn du nach der Arbeit dann doch noch Lust und Laune hast, dann kannst du immer noch mehr machen. Aber so ist sicher gestellt, dass du jeden Tag ETWAS für dein Ziel gemacht hast. Und das ist der Kern von Produktivität: Ständig weiter kommen. Auch wenn es wenig ist.
Hier sei nochmal auf „Getting Things Done“ verwiesen. David Allen empfielt dringend regelmäßig zurück zu Blicken (Wer „Scrum“ kennt: Retrospektive!) und sich zu fragen, ob man genug für die eigenen Ziele getan hat. Wer jeden früh eine Stunde investiert hat da die besten Karten.

Bonus Produktivitätshack

Jetzt gibt es noch den absoluten Produktivitätshack überhaupt oben drauf.
Achtung

Trommelwirbel
Fang an!

Ja, richtig gelesen. Egal was Du willst, du musst damit anfangen. Du kannst nicht alles im Voraus wissen. Du wirst garantiert an Hindernisse stoßen die Du dir nicht vorstellen konntest. Aber einige Dinge die Du im Kopf herum knetest werden in der Realität überhaupt kein Problem sein. Ich sage nicht: Renn planlos rum. Was ich sage ist: Nimm dir Zeit einen Plan zu machen und schreib den auf. Extrahiere die Schritte aus dem Plan und wie diese Zusammenhängen und dann fang an. Du kannst dir an einem Abend einen Plan machen der Arbeit für ein halbes Jahr beinhaltet. Du musst nicht ein halbes Jahr lang planen nur weil die Umsetzung ein halbes Jahr dauern wird.

Und wo wir schon am Bonus Tipps geben sind: Bleib dran! Setz dir erreichbare Ziele und arbeite dich Schritt für Schritt vorwärts. Auch wenn es mal nicht so läuft.

Zusammenfassung

Hier nochmal die 3+1 Tipps um vorwärts zu kommen:

1. Zerteil deine Aufgaben in kleinere, ausführbare Aufgaben.
   Idealerweise so klein, dass Du sie in deiner Morgeneinheit abschließen kannst.
2. Mach die nervigste Aufgabe zuerst. So gehst Du mit dem guten Gefühl durch den Tag etwas wichtiges geschafft zu haben.
3. Arbeite zuerst für DIch bevor Du für andere Arbeitest. So ist sichergestellt, dass Du vorwärts kommst.
4. Fang an! Du lernst auf dem Weg in einer Woche mehr, als in 3 Wochen Recherche vorher. Und bleib dran!

*) kostenloser Affiliate Link.